Hvornår kan det betale sig for små og mellemstore virksomheder at digitalisere og automatisere

Digitalisering og automatisering af administrative arbejdsopgaver og forretningskritiske processer kan give mindre virksomheder en række fordele, især når man har mulighed for at anvende de rigtige værktøjer, der understøtter netop dette.

De fleste virksomheder har Microsoft 365, og har derfor adgang til SharePoint Online, som nok er den mest anvendte platform til samarbejde og deling af data, dokumenter og viden—men er den også en god platform til digitalisering og automatisering?

Som mindre virksomhed skal man altid nøje overveje hvad man vælger at bruge sine ressourcer på. Digitalisering og automatisering har potentialet til at frigøre ressourcer, men det kræver stor indsigt i mulighederne for at træffe de rigtige valg—vi har den fornødne ekspertviden, så det kan vi hjælpe med.

Fordele ved digitalisering og automatisering via Microsoft 365 (SharePoint Online) som platform

1. Øget Effektivitet:

• • Automatisering af rutineopgaver reducerer den tid, medarbejdere bruger på manuelle processer.
  • SharePoint Online tilbyder workflows og automatiseringsværktøjer, der kan strømline dokumenthåndtering og godkendelsesprocesser.

2. Forbedret Samarbejde:

• • SharePoint Online giver mulighed for centraliseret dokumentlagring og deling, hvilket forbedrer samarbejdet mellem teammedlemmer.
  • Real-time redigering og versionering sikrer, at alle arbejder med de nyeste dokumenter.

3. Omkostningsbesparelser:

• • Automatisering reducerer behovet for manuel arbejdskraft, hvilket kan føre til betydelige omkostningsbesparelser.
  • Digitalisering reducerer papirforbrug og fysisk opbevaring.

4. Bedre Datahåndtering:

• • SharePoint Online tilbyder robuste søgefunktioner og metadata, der gør det nemt at finde og organisere information.
  • Automatiserede processer sikrer, at data indsamles og opbevares korrekt.

Men SharePoint Online har også  en del begrænsninger, specielt når man er en mindre virksomhed, der ikke har en stor it-afdeling eller ubegrænsede midler til at smide efter SharePoint udviklere.

1. Ressourcekrævende:

• • Tid og omkostninger: Implementering og vedligeholdelse af SharePoint Online kan være tidskrævende og dyrt. Det kræver betydelige investeringer i både tid og penge for at tilpasse platformen til virksomhedens specifikke behov.
  • Løbende vedligeholdelse: Regelmæssig opdatering og vedligeholdelse af SharePoint-løsninger kræver dedikerede ressourcer, hvilket kan være en udfordring for mindre virksomheder med begrænsede budgetter.

2. Specialistviden:

• • Kompleksitet: SharePoint Online er en kompleks platform, der kræver specialistviden for at kunne udnyttes fuldt ud. Dette inkluderer forståelse af SharePoint-arkitektur, udvikling af tilpassede løsninger og integration med andre systemer.
  • Uddannelse og træning: Medarbejdere skal trænes i at bruge og administrere SharePoint, hvilket kan være en betydelig investering i tid og penge.

3. Dyre udviklere:

• • Høje lønomkostninger: Specialiserede SharePoint-udviklere og konsulenter kan være dyre at ansætte. Mindre virksomheder kan have svært ved at konkurrere med større virksomheder om at tiltrække og fastholde disse specialister.
  • Afhængighed af SharePoint-konsulenter: Ofte må mindre virksomheder stole på eksterne SharePoint-konsulenter for at udvikle og vedligeholde deres SharePoint-løsninger, hvilket kan føre til yderligere omkostninger og afhængighed.

4. Tilpasning og integration:

• • Begrænsede tilpasningsmuligheder: Selvom SharePoint tilbyder mange funktioner, kan det være begrænset i forhold til specifikke tilpasningsbehov, hvilket kan kræve yderligere udvikling og integration.
  • Integration med eksisterende systemer: At integrere SharePoint med eksisterende systemer og processer kan være komplekst og kræve betydelig teknisk ekspertise.

Disse udfordringer kan gøre det vanskeligt for mindre virksomheder at udnytte SharePoint Online fuldt ud som en platform til digitalisering og automatisering.

SharePoint Online er primært en delings- og samarbejdsplatform. Skal man bygge løsninger, der understøtter digitalisering og automatisering af andet end ret simple problemstillinger, så kommer man ikke udenom rigtige udviklere—så der er brug for noget mere!

1. Integration med eksisterende datakilder:

• • Wenited HUB giver mulighed for at gemme større datasæt i en rigtig database, hvilket er SharePoints helt store Akilleshæl (se her)
  • Wenited HUB kan forbinde SharePoint Online med eksisterende datakilder som f.eks. jeres økonomisystem. Dette muliggør en mere omfattende dataanalyse og rapportering.

2. Modulære tilgang:

• • Løsninger opbygges ved at konfigurere kort på et responsivt dashboard. Hvert kort er forbundet til en datakilde og eventuelt et eller flere andre kort, som det kan udveksle data med—på den måde opbygger man ægte datadrevne løsninger, uden at skrive en eneste linje kode.
  • Kort kan visualisere data på mange forskellige måder—har man særlige behov, så kan vi bygge nye visualiseringer.
  • Løsninger består typisk af flere kort på flere dashboards på flere sider på flere sites—det hele fungerer hver for sig og sammen, og er på den måde meget modulært opbygget.

3. Brugervenlighed:

• • Wenited HUB er designet til at være brugervenlig og kræver minimal teknisk viden for at konfigurere og vedligeholde. Dette gør det nemt for mindre virksomheder at implementere og drage fordel af selv avancerede digitale løsninger.
  • Da Wenited HUB er integreret i kundens eget Microsoft 365 miljø, så kan man anvende alle de gode værktøjer fra Microsoft, så som alle ”Power”-værktøjerne, sammen med løsninger lavet i Wenited HUB og de data og dokumenter, der ligger under dem.

4. Skalerbarhed:

• • Løsninger baseret på SharePoint Online og Wenited HUB kan nemt skaleres op eller ned afhængigt af virksomhedens vækst og behov. Dette sikrer, at systemet kan vokse med virksomheden uden betydelige ekstraomkostninger.
  • Wenited HUB kan udvides og tilpasses ved særlige behov—det er noget, vi gør for jer.

Konklusion

• Ved at kombinere SharePoint Online med Wenited HUB kan mindre virksomheder opnå betydelige fordele i form af øget effektivitet, forbedret samarbejde, omkostningsbesparelser og bedre datahåndtering.
• Wenited HUB’s evne til at integrere med eksterne datakilder, tilbyde konfigurerbare dashboards og sikre brugervenlighed og skalerbarhed gør det til en ideel løsning for virksomheder, der ønsker at digitalisere og automatisere deres administrative arbejdsopgaver.
• Og det kan betale sig: Vi kan ikke fortælle jer, hvad I skal digitalisere eller automatisere, da vi ikke kender jeres forretning, men vi har sænket barren for, hvornår det kan betale sig er gøre det. Tag fat i os—vi er eksperter i digitalisering og automatisering—så finder vi sammen ud af, hvornår det ikke kan betale sig at lade være!